Povezivanje sa Apaleom

Apaleo je PMS u oblaku koji Kleenee podržava u oba smera. Kada povežete objekat, sobe i boravci dolaze iz Apalea, a stanje sobe, minibar i štete idu nazad u Apaleo. Ovaj vodič pokazuje kako se veza pravi i šta tačno radi. Opšte o PMS vezama pročitajte u Povezivanje PMS-a.

Šta se razmenjuje

Imena, kontakti i ostali podaci gostiju se nikad ne preuzimaju.

Pre početka

• U Apaleu vam treba korisnik sa ulogom administratora naloga (Account Admin). Samo on može da napravi aplikaciju.
• Treba vam šifra objekta u Apaleu, na primer BER. Vidi se u Apaleu pored naziva objekta.
• U Kleenee-u vezu pravi menadžer ili vlasnik, na stranici Integracije.

1. Napravite aplikaciju u Apaleu

1. Prijavite se u Apaleo i otvorite nivo naloga (ne pojedinačni objekat).
2. Otvorite Apps, pa Connected apps, i izaberite Add a new app, pa Add custom app.
3. Popunite formu:
   • Client code: na primer KLEENEE (slova, brojevi i donja crta).
   • Client name: na primer Kleenee.
   • Personally identifiable information: izaberite Omit all. Kleenee ne koristi podatke gostiju, pa ih ne treba ni da dobije. Ovo se kasnije ne može promeniti.
   • Client access: izaberite Scope client, da biste mogli da označite dozvole iz tabele ispod.
   • Scopes: označite dozvole iz sledećeg koraka.
   • Secrets: dodajte jednu tajnu, na primer sa opisom Kleenee.
4. Sačuvajte. Apaleo prikazuje Client ID i Client secret. Kopirajte oba pre nego što zatvorite prozor.

2. Dozvole

Umesto poslednje tri možete dati i folios.manage, koja ih sve obuhvata. Dozvole kasnije možete menjati u istoj aplikaciji, bez novog povezivanja u Kleenee-u. Koje dozvole trebaju za ono što ste uključili, Kleenee pokazuje na stranici Integracije, u delu Dozvole za aplikaciju u Apaleu.

3. Povežite objekat u Kleenee-u

1. Otvorite Integracije i pronađite objekat.
2. Za Sistem izaberite Apaleo.
3. Unesite Šifra objekta u PMS-u (na primer BER), Client ID i Client secret.
4. Pritisnite Sačuvaj.

Ako objekat u Kleenee-u već ima sobe, Kleenee pre čuvanja traži potvrdu: sve postojeće sobe se zamenjuju sobama iz Apalea. Stare sobe ostaju u istoriji, a njihovi nezavršeni zadaci se otkazuju. Posle toga se sobe ne dodaju i ne preimenuju ručno; sprat i stanje sobe i dalje menjate u Kleenee-u.

Odmah po čuvanju Kleenee preuzima sobe i boravke i prijavljuje objekat za trenutne promene iz Apalea. Ključevi se čuvaju zaštićeno i niko ih ne može ponovo videti, ni u Kleenee-u. Kada kasnije menjate podešavanja, ostavite polja za ključeve prazna da ih zadržite.

Kako radi svakog dana

• Čišćenja prate boravke. Svaki boravak iz Apalea dobija čišćenje posle odlaska. Kasni odlazak upisan u Apaleu pomera rok čišćenja, a rani dolazak traži da soba bude očišćena do dolaska.
• Odjava u Apaleu. Kada recepcija odjavi gosta, soba u Kleenee-u postaje Prljavo i čišćenje je odmah na redu. Ako je gost otišao pre planiranog dana, boravak se završava danas.
• Prijava u Apaleu. Soba se vodi kao zauzeta umesto kao dolazak.
• Stanje sobe ide u Apaleo. Kada soba postane Čisto ili Provereno, Apaleo dobija Clean; Čeka kontrolu postaje CleanToBeInspected, a Prljavo Dirty. Statusi Čisti se i Van upotrebe se ne šalju.
• Stanje sobe dolazi iz Apalea. Kada recepcija u Apaleu promeni stanje sobe, menja se i u Kleenee-u. Izuzetak je soba koja se upravo čisti ili je van funkcije, i promena iz Kleenee-a koja još nije poslata.
• Broj gostiju i tip sobe vide se na kartici sobe u rasporedu. Promene objekta i tipova soba u Apaleu stižu odmah.
• Istorija promena. Ono što je stiglo iz Apalea u istoriji se vidi kao PMS (sinhronizacija).

Usluge uz boravak

Usluge koje gost rezerviše u Apaleu Kleenee vidi uz boravak. Na stranici Integracije, u delu Usluge iz PMS-a, za svaku uslugu izaberite šta znači:

Kleenee prvi put sam pogađa značenje po nazivu usluge; promenite ga ako ne odgovara. Zahtevi i dodatna čišćenja traže paket koji ih ima. Cene usluga se ne preuzimaju.

Naplata na račun gosta

U delu Naplata na račun gosta birate:

• Knjiži minibar na račun gosta: minibar koji osoblje upiše ide na otvoren račun gosta u Apaleu za nekoliko minuta. Podrazumevano je isključeno.
• PDV za štetu: koji PDV ima šteta na računu.

PDV za svaki artikal minibara birate na stranici Zalihe, u polju PDV na računu gosta. Štetu šaljete sami: na stranici Kvarovi, kod štete čiji je boravak iz Apalea, upišite naziv koji gost vidi na računu i pritisnite Naplati preko PMS-a. Kada je šteta knjižena, naplata prelazi u Prijavljeno platformi.

Poslednje stavke vidite u istom delu. Storniraj skida knjiženu stavku sa računa (šteta tada prelazi u Otpisano), a Ne šalji zaustavlja stavku koja još nije poslata. Svaka stavka se šalje sa ključem koji sprečava da se knjiži dvaput. Minibar i štete traže paket koji ih ima.

Recepcija i napomene u Apaleu

U delu Recepcija u PMS-u birate šta Kleenee radi u Apaleu. Svako podešavanje je posebno i podrazumevano isključeno, a za sva treba dozvola reservations.manage.

• Pronađeni predmet ide na boravak poslednjeg gosta u sobi: onog koji je u njoj ili koji je poslednji otišao. Kvar ide na boravak gosta koji ostaje u sobi, a šteta od gosta na boravak za koji je vezana.
• Kleenee menja samo svoje redove napomene, koji počinju sa „Kleenee:“. Ostatak napomene ostaje kako jeste, a Kleenee ga ne čuva.
• Promene sa recepcije idu u Apaleo odmah. Ako ih Apaleo odbije, na primer jer nema slobodne sobe ili gost u Apaleu nije prijavljen, promena u Kleenee-u ostaje, a recepcija vidi poruku i unosi promenu u Apaleo ručno.
• Poslednje radnje i greške vidite u istom delu. Pokušaj ponovo šalje radnju ponovo, a Ne šalji je zaustavlja.

Kada nešto ne radi

Greška se vidi kod veze na stranici Integracije, a za stavke naplate i radnje recepcije pored svake stavke.

Ako pri čuvanju vidite poruku da Apaleo nije prihvatio prijavu za trenutne promene, veza radi, ali promene iz Apalea stižu na svakih nekoliko minuta. Dodajte aplikaciji dozvolu za webhookove i ponovo sačuvajte vezu.

Pauza i uklanjanje

Pritisnite Sinhronizuj odmah da odmah preuzmete sobe i boravke. Pauziraj privremeno zaustavlja vezu. Ukloni briše vezu i odjavljuje objekat iz Apalea; sobe i boravci ostaju u Kleenee-u, a sobe ponovo menjate sami.