Conectar Apaleo

Apaleo es un PMS en la nube con el que Kleenee trabaja en ambos sentidos. Al conectar un alojamiento, las habitaciones y las estancias llegan de Apaleo, y el estado de las habitaciones, el minibar y los daños vuelven a Apaleo. Esta guía muestra cómo crear la conexión y qué hace exactamente. Sobre las conexiones con un PMS en general, lee Conectar un PMS.

Qué se intercambia

Nunca se traen nombres, contactos ni otros datos de los huéspedes.

Antes de empezar

• En Apaleo necesitas un usuario con el rol de administrador de la cuenta (Account Admin). Solo él puede crear una app.
• Necesitas el código del alojamiento en Apaleo, por ejemplo BER. Apaleo lo muestra junto al nombre del alojamiento.
• En Kleenee, la conexión la crea un responsable o el propietario en Integraciones.

1. Crea una app en Apaleo

1. Entra en Apaleo y abre el nivel de la cuenta (no un alojamiento concreto).
2. Abre Apps, luego Connected apps, y elige Add a new app y después Add custom app.
3. Rellena el formulario:
   • Client code: por ejemplo KLEENEE (letras, números y guion bajo).
   • Client name: por ejemplo Kleenee.
   • Personally identifiable information: elige Omit all. Kleenee no usa datos de los huéspedes, así que no debe recibirlos. No se puede cambiar después.
   • Client access: elige Scope client, para poder marcar los permisos de la tabla de abajo.
   • Scopes: marca los permisos del paso siguiente.
   • Secrets: añade un secreto, por ejemplo con la descripción Kleenee.
4. Guarda. Apaleo muestra el Client ID y el Client secret. Cópialos antes de cerrar la ventana.

2. Permisos

En lugar de los tres últimos puedes dar folios.manage, que los incluye. Puedes cambiar los permisos más tarde en la misma app, sin volver a conectar en Kleenee. Kleenee muestra los permisos necesarios para lo que has activado en Integraciones, en Permisos de la app en Apaleo.

3. Conecta el alojamiento en Kleenee

1. Abre Integraciones y busca el alojamiento.
2. En Sistema elige Apaleo.
3. Introduce Código del alojamiento en el PMS (por ejemplo BER), Client ID y Client secret.
4. Pulsa Guardar.

Si el alojamiento ya tiene habitaciones en Kleenee, Kleenee pide confirmación antes de guardar: todas las habitaciones actuales se sustituyen por las de Apaleo. Las antiguas se quedan en el historial y sus tareas sin terminar se cancelan. Desde entonces las habitaciones no se añaden ni se renombran a mano; la planta y el estado de la habitación se siguen cambiando en Kleenee.

Justo después de guardar, Kleenee trae las habitaciones y las estancias y suscribe el alojamiento a los cambios al instante de Apaleo. Las claves se guardan de forma segura y nadie puede volver a verlas, ni siquiera en Kleenee. Al cambiar la configuración más adelante, deja vacíos los campos de las claves para conservarlas.

Cómo funciona cada día

• Las limpiezas siguen a las estancias. Cada estancia de Apaleo tiene una limpieza tras la salida. Una salida tardía puesta en Apaleo mueve la limpieza, y una llegada temprana pide la habitación lista para la llegada.
• Check-out en Apaleo. Cuando recepción hace el check-out, la habitación pasa a Sucia en Kleenee y su limpieza toca al momento. Si el huésped se fue antes del día previsto, la estancia termina hoy.
• Check-in en Apaleo. La habitación cuenta como ocupada y no como llegada.
• El estado de la habitación va a Apaleo. Cuando una habitación pasa a Limpia o Verificada, Apaleo recibe Clean; Pendiente de revisión pasa a CleanToBeInspected y Sucia a Dirty. En limpieza y Fuera de servicio no se envían.
• El estado de la habitación llega de Apaleo. Cuando recepción cambia el estado en Apaleo, cambia también en Kleenee. Las excepciones son una habitación que se está limpiando o fuera de servicio, y un cambio de Kleenee aún sin enviar.
• El número de huéspedes y el tipo de habitación se ven en la tarjeta de la habitación en la planificación. Los cambios del alojamiento y de los tipos de habitación en Apaleo llegan al instante.
• Historial de cambios. Lo que llegó de Apaleo aparece en el historial como PMS (sincronización).

Servicios de la estancia

Kleenee ve con la estancia los servicios que el huésped reserva en Apaleo. En Integraciones, en Servicios del PMS, elige qué significa cada uno:

La primera vez, Kleenee adivina el significado por el nombre del servicio; cámbialo si no es correcto. Las peticiones y las limpiezas extra necesitan un paquete que las tenga. No se traen los precios de los servicios.

Cargos en la cuenta del huésped

En Cargos en la cuenta del huésped eliges:

• Cargar el minibar en la cuenta del huésped: el minibar que anota el personal va a la cuenta abierta del huésped en Apaleo en pocos minutos. Está desactivado por defecto.
• IVA de los daños: el IVA de los daños en la cuenta.

El IVA de cada artículo del minibar se elige en Suministros, en el campo IVA en la cuenta del huésped. Los daños los envías tú: en Incidencias, en un daño cuya estancia vino de Apaleo, escribe el nombre que el huésped verá en la cuenta y pulsa Cobrar a través del PMS. Una vez cargado, la reclamación pasa a Reclamado a la plataforma.

Los últimos cargos aparecen en el mismo sitio. Anular quita un cargo de la cuenta (el daño pasa entonces a Dado de baja), y No enviar detiene un cargo aún sin enviar. Cada cargo se envía con una clave que impide cargarlo dos veces. El minibar y los daños necesitan un paquete que los tenga.

Recepción y notas en Apaleo

En Recepción en el PMS eliges qué hace Kleenee en Apaleo. Cada ajuste es independiente y está desactivado por defecto, y todos necesitan el permiso reservations.manage.

• Un objeto encontrado va a la estancia del último huésped de la habitación: el que está en ella o el último que se fue. Una avería va a la estancia del huésped que sigue en la habitación, y un daño del huésped a la estancia a la que está vinculado.
• Kleenee solo cambia sus propias líneas del comentario, que empiezan por «Kleenee:». El resto del comentario se queda como está y Kleenee no lo guarda.
• Los cambios de recepción van a Apaleo al instante. Si Apaleo rechaza uno, por ejemplo porque no hay habitación libre o el huésped no ha hecho el check-in allí, el cambio se queda en Kleenee, y recepción ve un mensaje y hace el cambio a mano en Apaleo.
• Las últimas acciones y errores aparecen en el mismo sitio. Reintentar vuelve a enviar una acción y No enviar la detiene.

Cuando algo no funciona

El error aparece en la conexión en Integraciones y, para los cargos y las acciones de recepción, junto a cada uno.

Si al guardar ves que Apaleo no aceptó la suscripción a cambios al instante, la conexión funciona, pero los cambios de Apaleo llegan cada pocos minutos. Da a la app el permiso de webhooks y vuelve a guardar la conexión.

Pausar y quitar

Pulsa Sincronizar ahora para traer habitaciones y estancias al momento. Pausar detiene la conexión un tiempo. Quitar borra la conexión y da de baja el alojamiento en Apaleo; las habitaciones y estancias se quedan en Kleenee, y vuelves a cambiar las habitaciones tú.