Povezivanje s Apaleom | Kleenee pomoć

Apaleo je PMS u oblaku koji Kleenee podržava u oba smjera. Kad povežete objekt, sobe i boravci dolaze iz Apalea, a stanje sobe, minibar i štete idu natrag u Apaleo. Ovaj vodič pokazuje kako se veza radi i što točno radi. Općenito o PMS vezama pročitajte u Povezivanje PMS-a.

Što se razmjenjuje

Iz Apalea u Kleenee	Iz Kleeneeja u Apaleo
Sobe: naziv, tip sobe i kapacitet	Stanje sobe: čista, prljava, čeka kontrolu
Boravci: datumi, vrijeme dolaska i odlaska, otkazivanja, premještanja	Minibar na račun gosta (ako ga uključite)
Broj gostiju: samo broj odraslih i djece	Šteta od gosta na račun gosta (kad je pošaljete)
Prijava i odjava gosta	Storno knjižene stavke
Stanje sobe koje recepcija promijeni u Apaleu	Napomene na boravku: izgubljeno i nađeno, kvarovi (ako ih uključite)
Usluge uz boravak: ljubimac, dodatni krevet, krevetić, dodatno čišćenje	Odjava, kasna odjava, raniji dolazak, produženje i promjena sobe s recepcije (ako ih uključite)
Vremenska zona objekta

Imena, kontakti i ostali podaci gostiju nikad se ne preuzimaju.

Prije početka

U Apaleu vam treba korisnik s ulogom administratora računa (Account Admin). Samo on može izraditi aplikaciju.
Treba vam šifra objekta u Apaleu, primjerice BER. Vidi se u Apaleu pokraj naziva objekta.
U Kleeneeju vezu radi menadžer ili vlasnik, na stranici Integracije.

1. Izradite aplikaciju u Apaleu

Prijavite se u Apaleo i otvorite razinu računa (ne pojedinačni objekt).
Otvorite Apps, zatim Connected apps, i odaberite Add a new app, zatim Add custom app.
Ispunite obrazac:
- Client code: primjerice KLEENEE (slova, brojevi i donja crta).
- Client name: primjerice Kleenee.
- Personally identifiable information: odaberite Omit all. Kleenee ne koristi podatke gostiju pa ih ne treba ni dobiti. To se kasnije ne može promijeniti.
- Client access: odaberite Scope client, da biste mogli označiti dopuštenja iz tablice ispod.
- Scopes: označite dopuštenja iz sljedećeg koraka.
- Secrets: dodajte jednu tajnu, primjerice s opisom Kleenee.
Spremite. Apaleo prikazuje Client ID i Client secret. Kopirajte oba prije nego što zatvorite prozor.

2. Dopuštenja

Dopuštenje	Čemu služi	Potrebno
`units.read`	Sobe, tip sobe i stanje sobe iz Apalea	Uvijek
`reservations.read`	Boravci, broj gostiju, prijava, odjava i usluge	Uvijek
`operations.change-room-state`	Kleenee javlja Apaleu da je soba čista, prljava ili čeka kontrolu	Uvijek
Webhook API	Promjene iz Apalea stižu odmah, a ne svakih nekoliko minuta	Preporučeno
`folios.read`	Kleenee pronalazi otvoren račun gosta	Za naplatu
`charges.create`	Minibar i šteta knjiže se na račun gosta	Za naplatu
`allowances.post`	Storno knjižene stavke	Za naplatu
`reservations.manage`	Recepcija u Apaleu i napomene na boravku	Za recepciju i napomene

Umjesto posljednje tri možete dati i folios.manage, koje ih sve obuhvaća. Dopuštenja kasnije možete mijenjati u istoj aplikaciji, bez novog povezivanja u Kleeneeju. Koja dopuštenja trebaju za ono što ste uključili, Kleenee pokazuje na stranici Integracije, u dijelu Dopuštenja za aplikaciju u Apaleu.

3. Povežite objekt u Kleeneeju

Otvorite Integracije i pronađite objekt.
Za Sustav odaberite Apaleo.
Unesite Šifra objekta u PMS-u (primjerice BER), Client ID i Client secret.
Pritisnite Spremi.

Ako objekt u Kleeneeju već ima sobe, Kleenee prije spremanja traži potvrdu: sve postojeće sobe zamjenjuju se sobama iz Apalea. Stare sobe ostaju u povijesti, a njihovi nedovršeni zadaci se otkazuju. Nakon toga se sobe ne dodaju i ne preimenuju ručno; kat i stanje sobe i dalje mijenjate u Kleeneeju.

Odmah nakon spremanja Kleenee preuzima sobe i boravke i prijavljuje objekt za trenutne promjene iz Apalea. Ključevi se čuvaju zaštićeno i nitko ih ne može ponovno vidjeti, ni u Kleeneeju. Kad kasnije mijenjate postavke, ostavite polja za ključeve prazna da ih zadržite.

Kako radi svakog dana

Čišćenja prate boravke. Svaki boravak iz Apalea dobiva čišćenje nakon odlaska. Kasni odlazak upisan u Apaleu pomiče rok čišćenja, a rani dolazak traži da soba bude očišćena do dolaska.
Odjava u Apaleu. Kad recepcija odjavi gosta, soba u Kleeneeju postaje Prljavo i čišćenje je odmah na redu. Ako je gost otišao prije planiranog dana, boravak završava danas.
Prijava u Apaleu. Soba se vodi kao zauzeta umjesto kao dolazak.
Stanje sobe ide u Apaleo. Kad soba postane Čisto ili Provjereno, Apaleo dobiva Clean; Čeka kontrolu postaje CleanToBeInspected, a Prljavo Dirty. Statusi Čisti se i Izvan uporabe se ne šalju.
Stanje sobe dolazi iz Apalea. Kad recepcija u Apaleu promijeni stanje sobe, mijenja se i u Kleeneeju. Iznimka je soba koja se upravo čisti ili je izvan funkcije, i promjena iz Kleeneeja koja još nije poslana.
Broj gostiju i tip sobe vide se na kartici sobe u rasporedu. Promjene objekta i tipova soba u Apaleu stižu odmah.
Povijest promjena. Ono što je stiglo iz Apalea u povijesti se vidi kao PMS (sinkronizacija).

Usluge uz boravak

Usluge koje gost rezervira u Apaleu Kleenee vidi uz boravak. Na stranici Integracije, u dijelu Usluge iz PMS-a, za svaku uslugu odaberite što znači:

Značenje	Što Kleenee radi
Ljubimac	Soba dobiva oznaku ljubimca dok je gost u njoj.
Dodatni krevet	Zahtjev s rokom do dolaska, dan ranije ili na dan dolaska.
Krevetić	Zahtjev s rokom do dolaska, dan ranije ili na dan dolaska.
Dodatno čišćenje	Zadatak čišćenja svaki dan za koji je usluga rezervirana.
Prikaži u rasporedu	Usluga se ispisuje na kartici sobe u rasporedu.
Zanemari	Ništa.

Kleenee prvi put sam pogađa značenje po nazivu usluge; promijenite ga ako ne odgovara. Zahtjevi i dodatna čišćenja traže paket koji ih ima. Cijene usluga se ne preuzimaju.

Naplata na račun gosta

U dijelu Naplata na račun gosta birate:

Knjiži minibar na račun gosta: minibar koji osoblje upiše ide na otvoren račun gosta u Apaleu za nekoliko minuta. Zadano je isključeno.
PDV za štetu: koji PDV ima šteta na računu.

PDV za svaki artikl minibara birate na stranici Zalihe, u polju PDV na računu gosta. Štetu šaljete sami: na stranici Kvarovi, kod štete čiji je boravak iz Apalea, upišite naziv koji gost vidi na računu i pritisnite Naplati preko PMS-a. Kad je šteta knjižena, naplata prelazi u Prijavljeno platformi.

Posljednje stavke vidite u istom dijelu. Storniraj skida knjiženu stavku s računa (šteta tada prelazi u Otpisano), a Ne šalji zaustavlja stavku koja još nije poslana. Svaka stavka šalje se s ključem koji sprječava da se knjiži dvaput. Minibar i štete traže paket koji ih ima.

Recepcija i napomene u Apaleu

U dijelu Recepcija u PMS-u birate što Kleenee radi u Apaleu. Svaka je postavka zasebna i zadano isključena, a za sve treba dopuštenje reservations.manage.

Postavka	Što Kleenee radi u Apaleu
Napomene na boravku: izgubljeno i nađeno, kvarovi u sobi s gostom	Upisuje kratak redak u internu napomenu rezervacije, primjerice „Kleenee: pronađen predmet u sobi 101: crni punjač. Čuva se: recepcija.” Kad se predmet vrati ili se kvar popravi, redak se mijenja.
Gost se odjavio	Kad recepcija pritisne Gost se odjavio, gost se odjavljuje i u Apaleu. Ako je otišao ranije, boravak se najprije skraćuje na danas.
Kasna odjava i raniji dolazak	Kasna odjava mijenja vrijeme odlaska gosta koji danas odlazi, a Raniji dolazak vrijeme dolaska gosta koji danas stiže.
Produženje boravka	Boravak dobiva novi dan odlaska. Nove noći dobivaju cjenovni plan posljednje noći i cijenu iz Apalea.
Promjena sobe	Boravak se od danas nastavlja u novoj sobi.

Pronađeni predmet ide na boravak posljednjeg gosta u sobi: onoga koji je u njoj ili koji je posljednji otišao. Kvar ide na boravak gosta koji ostaje u sobi, a šteta od gosta na boravak za koji je vezana.
Kleenee mijenja samo svoje retke napomene, koji počinju s „Kleenee:”. Ostatak napomene ostaje kakav jest, a Kleenee ga ne čuva.
Promjene s recepcije idu u Apaleo odmah. Ako ih Apaleo odbije, primjerice jer nema slobodne sobe ili gost u Apaleu nije prijavljen, promjena u Kleeneeju ostaje, a recepcija vidi poruku i unosi promjenu u Apaleo ručno.
Posljednje radnje i pogreške vidite u istom dijelu. Pokušaj ponovno šalje radnju ponovno, a Ne šalji je zaustavlja.

Kad nešto ne radi

Pogreška se vidi kod veze na stranici Integracije, a za stavke naplate i radnje recepcije pokraj svake stavke.

Poruka	Što znači	Što učiniti
`Apaleo property code missing`	Šifra objekta nije unesena ili nije ispravna	Upišite šifru objekta iz Apalea, primjerice BER
`HTTP 401`	Client ID ili Client secret nisu ispravni	Provjerite ključeve ili dodajte novu tajnu u Apaleu i unesite je
`HTTP 403`	Aplikaciji nedostaje dopuštenje	Dodajte dopuštenje iz tablice iznad
`HTTP 422`	Apaleo je odbio promjenu	Poruka nakon broja kaže zašto, primjerice da je račun zatvoren
`Apaleo has no open guest folio for this stay`	Račun gosta je već zatvoren	Naplatite na recepciji; stavka u Kleeneeju ostaje nenaplaćena
`the PMS lists no rooms for this property`	Apaleo nije vratio nijednu sobu	Provjerite šifru objekta i dopuštenje `units.read`
`the guest is not checked in in Apaleo`	Gost u Apaleu nije prijavljen, pa se ne može ni odjaviti	Prijavite ga i odjavite u Apaleu

Ako pri spremanju vidite poruku da Apaleo nije prihvatio prijavu za trenutne promjene, veza radi, ali promjene iz Apalea stižu svakih nekoliko minuta. Dodajte aplikaciji dopuštenje za webhookove i ponovno spremite vezu.

Pauza i uklanjanje

Pritisnite Sinkroniziraj odmah da odmah preuzmete sobe i boravke. Pauziraj privremeno zaustavlja vezu. Ukloni briše vezu i odjavljuje objekt iz Apalea; sobe i boravci ostaju u Kleeneeju, a sobe ponovno mijenjate sami.